Logistiek ERIKS

Verbeterproject Logistiek ERIKS Alkmaar

Periode: 2013

logistiek ERIKS samenwerken

De ERIKS-groep heeft wereldwijd 450 vestigingen in 27 landen op 4 continenten en realiseert een omzet van ruim 1,7 miljard euro met zo’n 7.000 medewerkers.
In Alkmaar staat 1 van de magazijnen van ERIKS.
In Alkmaar beschikt het magazijn over ongeveer 75.000 locaties en dagelijks worden ongeveer 4.000 orderregels, 1000 inkomende regels plus diverse V.A.L. door ongeveer 100 medewerkers verwerkt. Zodanig dat er weinig klachten zijn en de leverbetrouwbaarheid zeer hoog is.

Toch wilde de logistiek manager een verbetertraject starten om de prima prestaties te behouden en uit te bouwen.

Situatie schets

Via gesprekken met medewerkers, meewerkend-voormannen en teamleiders werden een groot aantal mogelijke verbeterpunten verzameld. Een selectie hieruit:

  1. in de gangpaden liggen regelmatig spullen die nog ingeruimd moeten worden (inefficiënt en onveilig)
  2. de ene ploeg pauzeert langer dan de andere
  3. niet iedereen draagt de verplichte bedrijfskleding
  4. niet iedereen houdt zich aan de regels voor telefoongebruik
  5. we horen weinig
  6. de samenwerking kan beter
  7. Beter luisteren naar medewerkers die met vragen of ideeen komen. Daar ligt de kennis
  8. Ik hoop dat er een keer wat mee gedaan wordt, de meeste onderzoeken lopen op niets uit
  9. etc

Deze schets is vervolgens gepresenteerd aan alle teamleiders, meewerkend-voormannen en management, met als belangrijkste vraag in welke mate ze dit beeld herkennen. En dat antwoord was “ja”. De volgende vraag is natuurlijk of ze dit zo willen houden en dat antwoord was “nee”. Door de groep in kleinere groepjes te verdelen is elke groep gaan bepalen welke punten van de lijst (het waren er ongeveer 30) als eerste aangepakt moesten worden. Hierdoor wordt het de verbeterlijst van de groep.  De groep koos voor de volgende onderdelen:
a. zorgen dat de halregels nageleefd worden
b. zorgen dat de rolverdeling tussen teamleiders en meewerkend-voormannen duidelijk wordt
c. zorgen dat er beter gecommuniceerd wordt (m.n. door het werkoverleg nieuw leven in te blazen)

Het fundament

Geen spannende en complexe zaken, maar wel Logistiek ERIKS samenwerkennoodzakelijk om een fundament voor de andere verbeteracties te leggen. De aanpak was om kleine stappen te zetten en dat uit te bouwen. Een ander onderdeel van de aanpak was om ons te richten op de medewerkers die willen met de gedachte dat medewerkers die niet willen vanzelf gaan aansluiten. En dat laatste gebeurde ook.

Volgende stap

In ongeveer 3 maanden tijd zijn de genoemde 3 verbeteracties succesvol uitgevoerd en konden de volgende 3 verbeteracties beginnen. Hierbij wilden we de kennis en kunde van de medewerkers gebruiken. Niet alleen bij het bedenken van verbeteracties maar juist ook bij de uitvoering. De volgende 3 verbeteracties zijn benoemd:

a. doorstroom X-gebied verbeteren (was bottleneck in de doorstroom naar expeditie)
b. Kwaliteitscontrole processen versnellen (met name door betere afstemming met Inkoop in geval van afkeur van goederen)
c. Ruimte optimaliseren, zodat er geen spullen in gangpaden staan en de doorstroom soepeler verloopt.

Het project “Ruimte”

Het verbeterproject Ruimte sprak qua aanpak bij de medewerkers het meeste aan. Want iedereen (alle 100) mocht meedoen. Ruim 30 medewerkers kwamen de eerste bijeenkomst opdagen (let wel: bij de allereerste verkennende gesprekken meldden diverse medewerkers niet te willen meedenken omdat leiding toch niets doet met hun suggesties…). Ook hier werden vele verbetersuggesties aangedragen en is stap voor stap ruimte in het magazijn gevonden (zonder kostbare uitbreidingen). Prachtig was om te zien dat enkele medewerkers van verschillende teams elkaar af en toe aankeken en zich afvroegen “waarom doe we dit al jaren zo, terwijl we nu zien hoe simpel het is om het sneller te kunnen doen”.2014-03-03 08.45.58

Bereikte resultaten

De kern van het verbetertraject was zorgen voor meer Orde, Netheid en Veiligheid, Prettiger werken en toename in Productiviteit.

De Orde, Netheid en Veiligheid is zichtbaar toegenomen zoals deze foto’s laten zien.Logistiek ERIKS Orde en Netheid

Prettiger werken is ook toegenomen. Misverstanden en ergernissen zijn uitgesproken en opgelost; er wordt weer samen gelachen en belangstellend naar elkaar geluisterd, ook bij het koffieapparaat. Medewerkers herinneren elkaar aan afspraken, en iedereen helpt elkaar: er wordt weer samengewerkt !

De nulmeting (naar o.a. tevredenheid en vertrouwen) is via de SuccesGPS gedaan in oktober 2013 en die meting zal in mei 2014 herhaald worden om te zien hoe we op de zachte aspecten verbeterd zijn.

De productiviteit is verbeterd. Dit blijkt onder andere uit:

  1. de efficiency-performance is in een aantal gebieden blijvend toegenomen (soms met 10%): de afstemming en doorstroming is sterk verbeterd en de ophoping van werkzaamheden wordt gelijk teruggedrongen
  2. medewerkers worden goed uitgeleend aan andere afdelingen waardoor de doorstroming sterk verbeterd is. Waar 10 man voorheen meestal met overwerk nog een half uur de laatste orders moesten afmaken en versturen, kunnen ze nu ’s avonds op tijd stoppen, en dat terwijl ze meer werkaanbod hebben  .
  3. omdat medewerkers betrokken zijn zullen er de komende periode meerdere initiatieven gestart worden die tot verdere verbetering van de prestaties gaan leiden.

Elke 2 weken zaten alle meewerkend-voormannen, teamleiders en manager 2 uur “om de tafel”. Praten over wat goed ging, wat beter moest, maar vooral van elkaar leren en elkaar stimuleren.  De Meewerkend voormannen begrijpen nu veel beter wat belangrijk is, en stemmen overdag veel meer met elkaar af.  En dit overleg vindt nog steeds plaats.

Ander groot winstpunt is dat de teamleiders en manager meer tijd kunnen besteden aan tactische en strategische verbetertrajecten. Ook is er meer tijd om samen met Inkoop en Verkoop na te denken over nieuwe vormen van Value Added Logistics.2014-03-03 08.44.39

High-lights van de aanpak

In deze opdracht is gewerkt met de 7-stappen aanpak en het Weten, Willen Kunnen model. Met als kern:
– medewerkers beschikken vaak over meer kennis en kunde
– betrek medewerkers
– werk samen aan verbeteracties
– elke 2 weken zaten alle meewerkend-voormannen, teamleiders en manager 2 uur “om de tafel”. Praten over wat goed ging, wat beter moest, maar vooral van elkaar leren en elkaar stimuleren.
– meet niet alleen de ‘harde’ prestaties zoals productiviteit of klachten, maar ook de ‘zachte’ zoals plezier en betrokkenheid (zie de Succesgps als mogelijk instrument hiervoor).

Hoe doe je dat en onderbouwing

Elk project is uniek. Een algemene aanpak staat beschreven bij “Hoe doe je dat“. Ook interessant is de toelichting bij “Onderbouwing

Leave a Reply